医院物流管理系统


   医院的物流管理主要由卫生材料、药品、普通耗材、低值易耗品构成,其主要具备使用量大、分布广泛、变动频繁、价值较高、与医疗服务密切相关等特点。医院的物流管理一直是医院运营管理中的重点与难点,随着医院运行管理机制的不断变革和持续深化,医院的物流管理也朝着精细化、自动化、集成化方向发展。由此,辉海易朋医院物流管理系统应运而生。

一、系统架构  


二、功能介绍
      申领管理
      申领管理模块,涵盖各业务科室进行操作的页面,包括科室制定月度需求计划和物资申领。系统根据每个用户可操作的数据权限和功能权限进行数据过滤和功能屏蔽。

      主要功能:

(1)科室需求计划:各业务科室根据科室以往每月的物资消耗需求,上报本月每种物资的需求计划,一般以填制科室需求计划、需求追加计划等进行需求提交。

(2)物资申领(单据模式):业务科室通过手工填制或套用模版的方式进行申请。
        物资申领(购物车模式):业务科室通过购物网站选购物品进行申请,根据仓库设置好的申请批(3)量数进行定量申请。申请的记录,根据备库属性区分,可直接生成出库单或生成采购订单。

       采购管理
       采购管理模块,提供给各仓库管理员实现采购计划和订单的管理。各科室制订完科室需求计划后,由负责人根据仓库物资剩余量对各科室提交的申请进行汇总生成本期的采购计划并提交审批。如果启用预算管理,提供预算控制功能,采购数量和金额可根据预算进行控制。
        主要功能:
(1)采购计划:库管科室根据库存的预警信息适时的进行库存物资的采购计划填制,同时也可根据各业务科室的‘科室需求计划’进行汇总生成采购计划。
(2)仓库采购订单:各仓库库管员对本仓库填制采购订单,也可根据采购计划生成或根据科室申领未满足数量生成采购订单。
(3)供应商订单:将采购订单按相同供应商进行合并,并按不同供应商打印出采购订单,通知送货。

        入库管理
        实际应用中有多种情况会产生物资的入库操作,下面分别说明。用户可手工录入入库单,也可根据之前做好的采购订单或仓库安全库存量导入,减少手工录入的麻烦。
        主要功能:
(1)期初材料初始化:在物流系统上线前,先清查医院所有的库存物资,导入物资入库表中,并进行确认,上线以后将不再使用。
(2)采购入库:
(2.1) 订单到货:供应商根据订单进行配送,但有可能有部分物资验收不通过或供应商现库存量不足等原因会导致部分物资入库量少于订单量,入库人员可先从供应商订单导入,在再核对物资信息和调整数量、单价等信息后进行入库确认。
(2.2) 零星采购:由于医院有部分物资采购时没有进入订单流程或易于采购。如水管弯头、电线槽等。该类物资一般由采购人员先行购买,再到库管科室办理入库手续,手工添加入库。
(3)其他入库:支持调拨入库、盘盈入库、捐赠入库等多种业务类型的入库。

        出库管理
        用户可手工录入出库单,也可参照科室填制的物资申领单生成出库单,减少重复操作。
        主要功能:
(1)仓库管理员可根据科室申领导入或手动添加单据,填制材料出库信息。
(2)出库时只需选择材料,系统根据先进先出算法自动计算,将入库明细中的记录进行出库,保证先入库的同种物资一定会先出库,以防出现物资过期的现象。先进先出算法由系统自动完成,用户无需关心,只用选择要出库的物资及数量即可。
(3)其他出库:支持调拨出库、盘亏出库、捐赠出库等多种业务类的出库。

        盘点管理
        通过账面数量与实物数量的清点对比,明确各仓库中每种物资的差额。对实物的盘点支持手工盘点和扫描仪盘点。
        主要功能:
(1)支持利用条码技术实现扫描仪自动盘点。提供盘点单的查询、打印、导出功能,系统可查出具有条形码管理的物资的详细信息。
(2)系统能将盘点结果与账面数据自动进行对比,找出盘盈和盘亏的资产列表。对于账实不相符的物资经审批确认后,盘盈自动生成入库,盘亏自动生成出库。

       预警管理
       主要功能:
(1)资质预警:对于供应商的证件有效期进行管理,当接近有效期时,系统提醒采购员哪些供应商的证件即将过期,需要重新核实。对于已过期的供应商,系统控制其物资不可入库。
(2)库存预警:以医院的物流管理经验为基础,通过设置材料的最高库存、最低库存、安全库存、到期提前提醒和呆滞标准来判定医院的库存是否合理,及时的反映医院的库存情况,让物流管理者更有效的利用医院的材料。
       报表管理
       从全院和部门两个视角来查询物资的增减变动以及当期结存的情况,提供新会计制度要求的物资报表以及医院的自定义报表。
       主要功能:
(1)科室物资消耗统计: 按照部门分别统计本期每个科室每种物资的消耗量及消耗金额,为财务提供物资的消耗帐表。
(2)科室材料领用统计:统计各科室物资领用情况,对比分析同类科室的物资消耗量。
(3)物资进销存帐表:对各仓库分析指定期间内每种物资材料增加、减少以及结存情况。按照物资类别、仓库、业务类型分别统计全院每种材料的进销存情况,提供图表结合的方式。
(4)供应商供货统计:按不同供应商统计期间内对医院的供货情况,查询每个供应商供应各种物资的数量及提供单价对比分析。
(5)新会计制度报表:根据新会计制度要求产出每月进销存报表。
(6)自定义查询:提供自定义条件范围、自定义显示字段的功能。自定义的配置可存为模板,每个用户可根据喜好来设定模板。

(7)定制报表:根据医院实际要求由实施与医院商量完成现场定制报表任务。

三、产品特点

      物资管理规范化:引入先进的物流管理理念,实现物资从需求、计划、采购、入库、移库、消耗的全过程管理,避免物资管理过程中的“跑冒滴漏”现象,有效降低物资成本。
      供应商管理严格化:通过规范的审批流程,对供应商代理证件、代理物资材料证件、生产商证件等证件进行管理。加强供应商“三证”管理,确保采购的材料符合要求。
      采购管理流程化:实现采购过程管理,管理到采购的量、价、质,体现出最优化的采购流程。通过此系统,大大降低审批时间和错误率,提高工作效率。
      二级库核销自动化:实现二级库管理,对于手术室、放射科、检验科等材料消耗大户的材料进行有效管理,并监控材料的消耗、使用和收费,体现实耗实消的管理方式,使得成本核算更为准确,符合责权发生制。

      库存管理合理化:实现安全库存管理,对物资存储的高低限进行控制,并实时报警,降低物资存量水平,减少库存资金占用。

四、应用价值

      通过对物资材料信息(条码、品名、效期、类别、费别、三证等任何信息)进行监管和供应商证书的核审监督,降低操作差错率,在满足现有核算模式的前提下,加强供应商往来核算,确保付款的及时、准确;
      建立物资分类管理模式,体现不同物资的管理流程、管理细度及其财务成本核算处理的差别;
      通过物资申领,建立配送中心,建立统一的配送路线与配送制度,实现物资高度有序的流动,把时间留给病人;
      通过条码管理,实现物资入库、出库、调拨、变动、盘点的高效率,降低出错率;
      实现采购过程管理,管理到采购的量、价、质,体现出最优化的采购流程;
      通过集成化的管理手段,各种出入库业务数据自动传递到财务成本系统,参与核算,成本自动归集到科室,提升医院财务管理水平,提高工作效率和数据准确性;

      实现医院的二级库的管理,将管理触角延伸到医院物流的所有环节,确保物资的有效管理,财务核算由“以领代销”转变为“实耗实销”。  

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